Virtuelles Sekretariat
In vielen Unternehmen in Nordrhein-Westfalen, im Ruhrgebiet und Rheinland werden noch analoge oder ISDN Telefonanlagen mit Hilfe eines Wandlers eingesetzt. So können diese genutzt werden, auch wenn der Anbieter bereits auf VoiP umgestellt hat. Der Vorteil: die vorhandene Anlage kann weiter genutzt werden, der Nachteil: die Möglichkeiten, Mitarbeiter:innen, die sich physisch außerhalb des Unternehmens aus Industrie, Handwerk, Handel oder Dienstleistung befinden, können nicht mit in das System eingebunden werden.
Dabei ist das Thema Homeoffice in vielen Unternehmen aktueller denn je. Das Problem dabei ist, die einzelnen Mitarbeiter:innen telefonisch erreichbar zu halten, ohne die persönlichen Mobilfunknummern verteilen oder veröffentlichen zu müssen. Gerade die Reglementierung der direkten Erreichbarkeit der Geschäftsleitung, um vor unliebsamen Werbeanrufen zu schützen, wird über den Einsatz des externen Telefonservice als virtuelles Telefonsekretariat sichergestellt.
Die direkte Erreichbarkeit der einzelnen Mitarbeiter ist für viele Arbeitsabläufe in Industrie- und Handelsunternehmen essenziell. In Homeofficezeiten müsste demnach entweder eine neue Telefonanlage angeschafft oder eine externe Lösung eingeschaltet werden.
BE Present sorgt als „Verteilerstation“ dafür, die eingehenden Anrufe zu den Mitarbeitern an die ausgelagerten Arbeitsplätze zu bringen. Mit unserem Telefonservice übernehmen wir die Zentrale und leiten die eingehenden Anrufe an die angeforderten Mitarbeiter nach vorheriger Absprache weiter. Die Einrichtung von Telefonkonferenzen ist dabei ebenso möglich, wie die Rückrufe unter Nutzung der unternehmenseigenen Rufnummer als virtuell angezeigte Nummer beim Angerufenen.
Informationen
Die Möglichkeit des virtuellen Telefonsekretariats ist auch für Einzelunternehmer:innen in Handwerk, Handel und Dienstleistung interessant, die sich entlasten und ihre Wirkung nach außen optimieren möchten. Die Vorschaltung des Teams von Be Present als virtuelles Sekretariat unterstützt bei den täglichen Arbeitsabläufen, hält den/die Einzelunternehmer:in erreichbar und stärkt die Außenwirkung.
Ist die Weiterverbindung an den/die Inhaber:in oder den/die angeforderte/n Mitarbeiter:in nicht möglich, wird das Anliegen des Anrufers dokumentiert und auf dem vorher verabredeten Weg an den/die passende/n Ansprechpartner:in weitergeleitet. Werbeanrufe werden geblockt.
BE Present ist für unterschiedliche Branchen aus Industrie, Handwerk, Dienstleistung und Handel der unverzichtbare Telefonservice als Schnittstelle zwischen stationärem Unternehmen und Mitarbeiter:innen im Homeoffice. Der Unternehmensstandort ist dabei in der Regel nicht von Bedeutung, wobei eine regionale Anbindung in Nordrhein-Westfalen für den persönlichen Austausch von Vorteil ist.
Der persönliches Austausch zwischen den Mitarbeiter:innen des beauftragenden Unternehmen und dem Team von BE Present schafft eine intensive Verbindung, so dass wir als Teil des Teams nach außen auftreten und das Unternehmen kompetent vertreten können.
Sie suchen aktuell nach einer Lösung für ein externes virtuelles Telefonsekretariat? Dann rufen Sie uns an und wir erstellen Ihr persönliches Angebot!