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Service Category: Inbound

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Inbound = eingehende Telefongespräche

Mit dem Inbound Telefonservice, oder auch Call Center von BE Present sind wir da, um eingehende Gespräche im Namen unserer Auftraggeber aus Handwerk, Handel und Dienstleistung entgegenzunehmen. In den Zeiten, in denen bei unseren Auftraggebern niemand vor Ort im Büro in z. B. Herdecke, Dortmund, Witten, Gevelsberg oder einem anderen Ort in Nordrhein-Westfalen sein kann oder wichtige Arbeiten erledigt werden, erfolgt die Weiterleitung zu uns als ausgelagertem Telefonservice, nicht auf das Handy des Chefs oder den Anrufbeantworter. Bei uns kann der Auftraggeber, z. B. ein Maler aus Hagen, ein Elektriker aus Herdecke oder ein Dachdecker aus Dortmund wählen, ob er den Telefonservice täglich zu festen Zeiten oder spontan bei Bedarf nutzen möchte.

Wir stellen die Erreichbarkeit sicher und können als ausgelagertes Sekretariat vorgefilterte Anrufe an unsere Auftraggeber weiterleiten oder das Anliegen des Anrufers dokumentieren. Egal in welchem Umfang der Telefonservice von BE Present genutzt wird, sichert man sich die Erreichbarkeit unseres virtuellen Sekretariats. Dabei arbeitet das Team von BE Present ohne Call Center Hintergrundgeräusche und immer im Namen des Auftraggebers. Trotz Outsourcing entsteht Teamwork in der Zusammenarbeit, denn wir von BE Present identifizieren uns mit den Unternehmen unserer Auftraggeber.

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Informationen

Durch die Dokumentation, die alle wichtigen Informationen zu den Themen des Anrufers enthält, weiß z. B. der KfZ Sachverständige aus Witten oder der Steuerberater aus Wetter welches Anliegen sein Anrufer an ihn herantragen möchte. Es ist klar ersichtlich, ob ein Rückruf erforderlich ist, ein Termin vereinbart oder eine wichtige Information übermittelt wurde. Bei der Terminvergabe achten wir von BE Present auf die vorhandenen Termine und vermeiden, wenn möglich, lange Fahrten, z. B. erst nach Hagen, dann Witten und später nach Herdecke. Die Auftraggeber von BE Present vermeiden damit den Stress der permanenten Erreichbarkeit. Sie sparen Zeit, da sie konzentriert in ihrer Kernkompetenz unterbrechungsfrei arbeiten können. Im Termin bleiben sie auf den Austausch mit ihrem Gegenüber fokussiert.  Alle Informationen aus den angenommenen Anrufen stehen gut aufbereitet zur Verfügung und sind für 3 Monate in der Cloud von BE Present abrufbar. Sie sind ein Handwerker aus Herdecke, Hagen, Dortmund, Witten, Gevelsberg, Wetter oder aus einer anderen Stadt im Ruhrgebiet und suchen eine Möglichkeit, die tägliche Erreichbarkeit sicherzustellen? Oder Sie sind als Dienstleister, wie z. B. Steuerberater, Versicherungsagentur oder Energieberater in Nordrhein-Westfalen unterwegs und brauchen Unterstützung für die eingehenden Telefonate? Dann melden Sie sich bei BE Present.

Wir ermitteln gemeinsam in welchem Umfang wir von BE Present Sie mit unserem Telefonservice unterstützen können und erstellen Ihr individuelles Angebot.

Unser Team

Mit der Erreichbarkeit eines Unternehmens verbindet man dessen Zugänglichkeit und Kundennähe.

Denn eine gute Erreichbarkeit schafft Vertrauen und sorgt für Zufriedenheit. Kunden, die z. B. einen Elektriker in Dortmund anrufen möchten, vergeben den Auftrag häufig an das erste Unternehmen, bei dem sie jemanden persönlich sprechen können. Bei dem Heizung- und Sanitärunternehmen in Hagen, bei dem der Mitarbeiter am Telefon Zeit und Ruhe hat, das Gespräch anzunehmen und das Anliegen aufzunehmen, stellt man die Anfrage

Denn Erreichbarkeit bedeutet nicht nur, dass der Anruf angenommen wird, Erreichbarkeit bedeutet auch, dass der Anrufer nicht das Gefühl bekommt, dass er gerade stört.Die ausgelagerte Erreichbarkeit bedeutet für den Unternehmer, z. B. dem Trockenbauer aus Hagen, störungsfreies Arbeiten. Studien haben zum einen ergeben, dass die permanente Erreichbarkeit, die von vielen Unternehmern durch Weiterleitung aller eingehenden Anrufe auf das Mobiltelefon, praktiziert wird, zu starkem Stress, Unkonzentriertheit und zeitlichem Mehraufwand bei der Bearbeitung von Aufträgen führt. Zum anderen hängt die Auftragsvergabe an Handwerker und Dienstleister stark davon ab, wie gut die Erreichbarkeit ist. Geht niemand an das Telefon oder wird ein Anrufbeantworter geschaltet, verliert man 2 von 3 möglichen Aufträgen. Der erste Kontakt zwischen dem Auftraggeber und dem ausführenden Unternehmen, wie dem Maler in Herdecke oder dem Versicherungsmakler in Wetter, findet häufig telefonisch statt. Damit ist die Erreichbarkeit die erste Visitenkarte und der erste Eindruck, für den es bekanntlich keine zweite Chance gibt. BE Present unterstützt Unternehmen aus Handwerk, Handel und Dienstleistung dabei, die Erreichbarkeit während der täglichen Öffnungszeit sicherzustellen. Durch Weiterleitung auf eine eigens eingerichtete Hotline nehmen wir im Namen des Auftraggebers, wie dem Autohaus aus Gevelsberg, dem Kanalbauer aus Schalksmühle oder dem Onlinehändler aus Breckerfeld die eingehenden Anrufe an. Wir sprechen mit dem Anrufer, finden heraus, was genau sein Anliegen ist und leiten diese Informationen an unseren Auftraggeber weiter. 

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Erreichbarkeit Inbound

Von der Anfrage bis zum Beschwerdemanagement nehmen wir jeden Anruf qualifiziert, kompetent und freundlich entgegen. Als besonderen Service stellen wir dem Auftraggeber den Zugang zu unserer Cloud zur Verfügung, so dass er jederzeit Zugriff auf alle Anrufe der letzten 3 Monate hat. Im Vorfeld der Zusammenarbeit stellen wir, gemeinsam mit dem Auftraggeber, wie dem Dachdecker aus Witten, die Informationen zusammen, die für eine Anrufannahme wichtig sind. Wir stehen mit einem fest dem Auftraggeber zugeordneten Team für die eingehenden Anrufe bereit. Die Teamgröße richtet sich dabei nach der Menge der zu erwartenden Anrufe. Durch diese feste Zuordnung entsteht für die telefonische Erreichbarkeit des Unternehmens eine persönliche Beziehung zwischen uns und dem Auftraggeber und wir werden Teil des Teams, übernehmen Verantwortung, schaffen einen Wiedererkennungswert bei den Anrufern und sorgen für Verbindlichkeit. Sie möchten die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens verbessern und damit Ihren persönlichen Stress verringern und den ersten Eindruck verbessern? Dann rufen Sie uns an und wir erstellen Ihr persönliches Angebot!

Unser Team

Urlaubs- und Krankheitsvertretung

Geht ein/eine Unternehmer: in, z. B. der/die Fensterbauer:in aus Lüdenscheid in den Urlaub, ist das Mobiltelefon während dieser Auszeit ein der ständige Begleiter. Die dringend notwendige Erholung fällt aus, der Stresspegel steigt. Ungestörte Zeit mit dem/der Partner:in oder der Familie findet nicht statt. Werden die Anrufe auf einen Anrufbeantworter geleitet, steigt die Unruhe und Sorge, wichtige Informationen zu versäumen. Die Weiterleitung zu BE Present schafft Entspannung und Ruhe und trägt zu einem erholsamen Urlaub bei.

Ebenso ist es, wenn der/die Unternehmer: in z. B. der/die Gerüstebauer:in aus Bochum oder der/die Metallbauer: in aus Hattingen selbst erkrankt. Die dringend notwendige Ruhe, um eine schnelle Genesung zu erreichen, gönnt er/sie sich nicht. Die Sorge, durch Abwesenheit einen Auftrag zu verlieren oder nicht eingreifen zu können, wenn Probleme bei laufenden Aufträgen auftauchen. BE Present sorgt für die telefonisch Präsenz.

Doch nicht nur der/die Unternehmer: in des Galabaus aus Herdecke möchte Urlaub machen oder wird krank. Beschäftigt der/die Unternehmer: in der Tischlerei in Hagen Mitarbeiter, sind diese Ausfallzeiten mit einzukalkulieren. Die eingehenden Anrufe, die im Regelbetrieb durch den/die Mitarbeiter: in bearbeitet werden, müssen durch den/die Unternehmer: in übernommen werden oder die Aufgaben müssen an andere Mitarbeiter: innen, deligiert werden, die ansonsten mit anderen Aufgaben betraut sind. Durch diese zusätzliche Belastung kann es zur Überlastung sowohl der Mitarbeiter: innen, als auch des Unternehmers/der Unternehmerin kommen.

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Informationen

Unser Team

Das Team von BE Present steht bereit, um diese Zeiten zu überbrücken. Wir übernehmen die eingehenden Anrufe der Versicherungsagentur, des Elektrikers oder des Entsorgungsbetriebes in Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Alle Anliegen werden in Ruhe angenommen und ausführlich dokumentiert. Bei entsprechenden Freigaben werden Termine vereinbart und Auskünfte erteilt.

Wir sind flexibel und innerhalb kurzer Zeit einsetzbar. Die Hotline für die Weiterleitung ist innerhalb einer Stunde eingerichtet. Mit Hilfe eines strukturierten Prozesses erhalten wir alle Informationen, die wir benötigen, um im Namen des Unternehmens die eingehenden Anrufe kompetent verarbeiten zu können. Wir dokumentieren jeden Anruf ausführlich und senden diese Dokumentation in einem vorab definierten Turnus (z. B. jeden Anruf einzeln, ein- oder zweimal täglich als Gesamtdarstellung). In Ausnahmefällen erfolgt eine zusätzliche Information per SMS. Unternehmer:innen aus Schwerte oder Hemer und ihre Mitarbeiter:innen können ungestört in ihren Kernkompetenzen weiterarbeiten, in Ruhe den Urlaub genießen oder die notwendige Auszeit zur Genesung nehmen.

Das Team von BE Present kann als regelmäßige Unterstützung eingeplant werden, immer dann, wenn es durch Krankheits- oder Urlaubsengpässe einen Bedarf gibt. Haben wir erst einmal zusammengearbeitet, erfolgt die erneute Aktivierung innerhalb von 15 Minuten.

Sie möchten für den nächsten Urlaub gerüstet sein oder für den nächsten Krankheitsengpass vorsorgen? Dann rufen Sie uns an und wir erstellen Ihr persönliches Angebot!

Virtuelles Sekretariat

In vielen Unternehmen in Nordrhein-Westfalen, im Ruhrgebiet und Rheinland werden noch analoge oder ISDN Telefonanlagen mit Hilfe eines Wandlers eingesetzt. So können diese genutzt werden, auch wenn der Anbieter bereits auf VoiP umgestellt hat. Der Vorteil: die vorhandene Anlage kann weiter genutzt werden, der Nachteil: die Möglichkeiten, Mitarbeiter:innen, die sich physisch außerhalb des Unternehmens aus Industrie, Handwerk, Handel oder Dienstleistung befinden, können nicht mit in das System eingebunden werden.

Dabei ist das Thema Homeoffice in vielen Unternehmen aktueller denn je. Das Problem dabei ist, die einzelnen Mitarbeiter:innen telefonisch erreichbar zu halten, ohne die persönlichen Mobilfunknummern verteilen oder veröffentlichen zu müssen. Gerade die Reglementierung der direkten Erreichbarkeit der Geschäftsleitung, um vor unliebsamen Werbeanrufen zu schützen, wird über den Einsatz des externen Telefonservice als virtuelles Telefonsekretariat sichergestellt.

Die direkte Erreichbarkeit der einzelnen Mitarbeiter ist für viele Arbeitsabläufe in Industrie- und Handelsunternehmen essenziell. In Homeofficezeiten müsste demnach entweder eine neue Telefonanlage angeschafft oder eine externe Lösung eingeschaltet werden.

BE Present sorgt als „Verteilerstation“ dafür, die eingehenden Anrufe zu den Mitarbeitern an die ausgelagerten Arbeitsplätze zu bringen. Mit unserem Telefonservice übernehmen wir die Zentrale und leiten die eingehenden Anrufe an die angeforderten Mitarbeiter nach vorheriger Absprache weiter. Die Einrichtung von Telefonkonferenzen ist dabei ebenso möglich, wie die Rückrufe unter Nutzung der unternehmenseigenen Rufnummer als virtuell angezeigte Nummer beim Angerufenen.

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Informationen

Die Möglichkeit des virtuellen Telefonsekretariats ist auch für Einzelunternehmer:innen in Handwerk, Handel und Dienstleistung interessant, die sich entlasten und ihre Wirkung nach außen optimieren möchten. Die Vorschaltung des Teams von Be Present als virtuelles Sekretariat unterstützt bei den täglichen Arbeitsabläufen, hält den/die Einzelunternehmer:in erreichbar und stärkt die Außenwirkung.

Ist die Weiterverbindung an den/die Inhaber:in oder den/die angeforderte/n Mitarbeiter:in nicht möglich, wird das Anliegen des Anrufers dokumentiert und auf dem vorher verabredeten Weg an den/die passende/n Ansprechpartner:in weitergeleitet. Werbeanrufe werden geblockt.

BE Present ist für unterschiedliche Branchen aus Industrie, Handwerk, Dienstleistung und Handel der unverzichtbare Telefonservice als Schnittstelle zwischen stationärem Unternehmen und Mitarbeiter:innen im Homeoffice. Der Unternehmensstandort ist dabei in der Regel nicht von Bedeutung, wobei eine regionale Anbindung in Nordrhein-Westfalen für den persönlichen Austausch von Vorteil ist.

Der persönliches Austausch zwischen den Mitarbeiter:innen des beauftragenden Unternehmen und dem Team von BE Present schafft eine intensive Verbindung, so dass wir als Teil des Teams nach außen auftreten und das Unternehmen kompetent vertreten können.

Sie suchen aktuell nach einer Lösung für ein externes virtuelles Telefonsekretariat? Dann rufen Sie uns an und wir erstellen Ihr persönliches Angebot!

Our Team Member

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