Datenschutzhinweise

Unser Umgang mit ihren Daten und ihre Rechte

Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO

Geschätzte Kunden, liebe Lieferanten, hiermit möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte informieren.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils von Ihnen beantragten bzw. mit Ihnen vereinbarten Dienstleistungen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

BE ! Present

Vertreten durch Martina Mantei-Bellingen

Neue Str. 9

58313 Herdecke

Tel.: 02330 / 92 78 20

info@be-present.de

Wer ist unsere Datenschutzbeauftragte?

Unsere Datenschutzbeauftragte ist:

Katharina Milano

Julius-Bangert-Str. 63

58256 Ennepetal

Tel.: 0234 / 369 18 88

datenschutz@be-present.de

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und daher verarbeiten dürfen.

(Neu)Kunden: Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern), Webseitenadresse, Ansprechpartner bei Ihnen im Unternehmen. Wenn wir einzelne Ihrer Mitarbeiter im Zuge unseres Auftrages persönlich

kontaktieren sollen, verarbeiten wir die beruflichen Kontaktdaten des jeweiligen Mitarbeiters auf Ihre Anweisung hin. Wir verarbeiten darüber hinaus ggf. weitere Informationen zu Ihrem Unternehmen, die Sie uns auf freiwilliger Basis zur Verfügung stellen (bspw. Flyer, Leistungsspektrum u. a.).

Folgende Datenerhebung findet auftragsspezifisch statt:

Rufannahme für Ihr Unternehmen: Name, Telefonnummer ggf., falls erforderlich, Anschrift und E-Mail Adresse sowie spezifisches Anliegen des Anrufenden inklusive durch den Anrufer gegebener relevanter Zusatzinformationen.

Neukundengewinnung sowie Eventeinladungen in Ihrem Auftrag: Entweder stellen Sie uns eine Liste der zu Kontaktierenden zur Verfügung, die Sie datenschutzkonform erhoben haben, oder aber wir führen in Ihrem Auftrag eine Recherche über öffentliche Quellen durch.

Bestandkundenpflege inkl. Kundenzufriedenheitsumfragen sowie Alt-Kunden-Reaktivierung: Entweder stellen Sie uns eine Liste der zu Kontaktierenden zur Verfügung, die Sie datenschutzkonform erhoben haben, oder Sie stellen uns über einen sicheren Übertragungsweg (z. B. VPN) einen zugriffsbeschränkten, datenschutzkonformen Gastzugang her, mit dem wir auf die relevanten Daten zugreifen können.

Folgende Datenerhebung gilt für Lieferanten:

Lieferanten: Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern, ggf., nur falls erforderlich, Bankverbindung).

Darüber hinaus können personenbezogene Daten auch Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Produktdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten, sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG_neu).

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von Geschäften, insbesondere zur Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung oder etwaiger Schulungsmaßnahmen erforderlichen Tätigkeiten. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Auftrag.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (gem. Art. 6 Abs.1 Buchst. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs.1 Buchst. e DSGVO)

Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben oder liegen im öffentlichen Interesse (z. B. Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Nachweis der Einhaltung von Hinweis- und Informationspflichten, Übergabe steuerlich relevanter Daten an einen Steuerberater bzw. eine Behörde o. ä.).

lm Rahmen der lnteressenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache;

Aktualisierung von Adressdaten unserer Kunden, Interessenten und Kontakte;

Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben;

Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;

Verhinderung und Aufklärung von Strafraten;

Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);

Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts;

Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes unseres Unternehmens;

Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt.

Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Firma BE ! Present erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) oder eventuelle sich aus Ihrem Auftrag ergebene sinnvolle Kooperationspartner, können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien, IT-Dienstleistungen, Softwarehersteller, extern ausgelagerte Bürotätigkeiten, Inkasso, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing, die sich ebenfalls zum Datenschutz verpflichtet haben. Sollten wir bei Ihrem Auftrag weitere Kooperationspartner einsetzen, so haben wir diese selbstverständlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Beispielsweise nutzen wir Software zur Rechnungserstellung, zur Erfassung unserer Buchungsbelege und zur Telefonie. Um von überall flexibel für Sie tätig sein zu können, greifen wir auf DSGVO konforme, in Deutschland gehostete Clouddienstleistungen zurück.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung auch Dauerschuldverhältnisse sein können, welche auf Jahre angelegt und in der Regel unbefristet sind.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Sollten Sie uns 4 Jahre lang keinen Folgeauftrag erteilt oder keine weiteren Angebote von uns erbeten haben, löschen bzw. vernichten wir datenschutzkonform alle Kundendaten, zu deren Aufbewahrung wir nicht anderweitig gesetzl. verpflichtet sind.

Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Daten Übermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge oder zur administrativen Erfüllung unserer Dienstleistung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG_neu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG_neu).

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

lm Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Vertrages oder für Vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?

Wir verarbeiten ihre Daten nicht automatisiert für Profiling.

Information über ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)1.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer lnteressenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

1.2 Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und kann an eine der unten angegebenen Kontaktmöglichkeiten gerichtet werden an: