Virtuelles Sekretariat
Kennen Sie das noch? Das Fräulein vom Amt? Hier rief man an und ließ sich an den Ansprechpartner seiner Wahl vermitteln.
Ein virtuelles Telefonsekretariat funktioniert ähnlich. Alle Anrufe eines Unternehmens kommen zuerst bei dem virtuellen Sekretariat an und werden von dort an die entsprechenden Ansprechpartner im Unternehmen verteilt.
Sie denken, dass lässt sich doch über ein Auswahlmenu heute problemlos darstellen? Sicher ist das auch eine Möglichkeit. Viele Menschen, egal ob jung oder alt, bevorzugen jedoch den Kontakt zu einer realen Person.
Für wen ist also ein virtuelles Telefonsekretariat die bessere Alternative? Alle Unternehmen, die eine persönliche Beziehung zu ihren Kunden, Interessenten und Lieferanten pflegen möchten und die keine eigene Empfangskraft einstellen können oder möchten.
Dies kann z. B. ein Handwerksunternehmen sein. Egal, ob dieses in Herdecke, Hagen, Dortmund oder Iserlohn ansässig ist oder an irgendeinem anderen Standort in Deutschland. BE Present als virtuelles Telefonsekretariat, nimmt alle eingehenden Gespräche entgegen, findet heraus, um welches Thema es geht, klärt die Dringlichkeit und verbindet den Anrufenden entweder an die passende Ansprechperson im Unternehmen oder dokumentiert den Anruf und leitet diese Informationen weiter.
Im Unternehmen kann anhand der Dokumentation der Rückruf vorbereitet werden.
Unternehmen, die aus einer Person bestehen, können durch den Einsatz eines virtuellen Telefonsekretariats für einen seriösen Außenauftritt sorgen und sich den Rücken für Termine freihalten.
Neben der reinen Erreichbarkeit unterstützt BE Present als virtuelles Sekretariat bei der Vergabe von Terminen, Beantwortung von E-Mails, Nachfragen zu Angeboten und vielen Themen mehr, die im Alltag von Unternehmen anfallen.
Der Einsatz eines virtuellen Sekretariats kann sowohl für Start Up als auch für etablierte Unternehmen mehrere Vorteile bieten. Die fest eingestellten Mitarbeitenden sowie die Führungskräfte werden entlastet und haben mehr Zeit für ihre Kernkompetenzen. Arbeiten müssen nicht unterbrochen werden, Stress im Alltag wird vermieden. Die Zufriedenheit der Anrufenden und damit der Interessenten, Kunden und Lieferanten steigt.
Unternehmen können ein eigenes virtuelles Sekretariat betreiben, indem fest eingestellte Mitarbeitende, die den täglichen Fahrtweg zum Arbeitsplatz in Herdecke, Hagen, Dortmund, Iserlohn oder einer anderen Stadt, vermeiden möchten, ihre tägliche Arbeit aus dem Homeoffice leisten.
Für viele Unternehmen ist der Einsatz eines externen virtuellen Sekretariats jedoch sinnvoller. Die anfallenden Aufgaben, die Anzahl der eingehenden Anrufe, würden eine eigene, festangestellte Arbeitskraft nicht auslasten. Des Weiteren ist die tägliche Arbeitszeit begrenzt, die Erreichbarkeit demnach bei einem eigenen Mitarbeitenden nicht über den gesamten Tag gesichert. In Urlaubs- oder Krankheitszeiten müssen andere Mitarbeitende die Aufgaben übernehmen. Mit Einsatz von BE Present als externes virtuelles Sekretariat ist die Erreichbarkeit über die gesamte Bürozeit gesichert, es gibt keine Urlaubs- und Krankheitsengpässe.

Sie möchten mehr über Ihre Vorteile beim Einsatz von BE Present als virtuelles Sekretariat erfahren? Nutzen Sie unser Kontaktformular oder buchen Sie sich Ihren Termin für ein unverbindliches Erstgespräch!